Pracodawcy mogą od 1 stycznia 2019 r. uniknąć niedogodności związanych z prowadzeniem papierowej dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy wprowadzają wiele ułatwień w zakresie elektronizacji, a także okresu przechowywania akt pracowniczych.
Do najważniejszych zmian należą:
- e-Akta – przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (obecnie obowiązkowa jest papierowa postać). Pracodawca sam będzie decydował, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Będzie można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.
Więcej informacji znajdą Państwo tutaj.
- Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat
Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywania przez 50 lat dokumentacji pracowniczej. Nowe przepisy skracają okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 lat do 10-ciu. Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
Dzięki nowym przepisom będzie można również skrócić okres przechowywania dokumentów pracowniczych osób zatrudnionych w latach 1999 – 2018. Warunkiem skrócenia okresu przechowywania będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:
- oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999 – 2018,
- raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił
w latach 1999 – 2018.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. będzie przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.
Więcej informacji znajdą Państwo tutaj.
