Nowe programy będą realizowały wsparcie w ramach jednolicie zdefiniowanych dla całej Unii Europejskiej 45. priorytetów inwestycyjnych, które pogrupowano w 11 celów tematycznych:

1. wzmacnianie badań naukowych, rozwoju technologicznego i innowacji;
2. zwiększenie dostępności, stopnia wykorzystania i jakości technologii informacyjnych i komunikacyjnych (TIK);
3. wzmacnianie konkurencyjności MŚP, sektora rolnego oraz sektora rybołówstwa i akwakultury;
4. wspieranie przejścia na gospodarkę niskoemisyjną we wszystkich sektorach;
5. promowanie dostosowania do zmian klimatu, zapobiegania ryzyku i zarządzania ryzykiem;
6. zachowanie i ochrona środowiska naturalnego oraz wspieranie efektywnego gospodarowania zasobami;
7. promowanie zrównoważonego transportu i usuwanie niedoborów przepustowości w działaniu najważniejszej infrastruktury sieciowej;
8. promowanie trwałego i wysokiej jakości zatrudnienia oraz wsparcie mobilności pracowników;
9. promowanie włączenia społecznego, walka z ubóstwem i wszelką dyskryminacją;
10. inwestowanie w kształcenie, szkolenie oraz szkolenie zawodowe na rzecz zdobywania umiejętności i uczenia się przez całe życie;
11. wzmacnianie zdolności instytucjonalnych instytucji publicznych i zainteresowanych stron oraz sprawności administracji publicznej

O innych zmianach, jakie wprowadzono w programach operacyjnych piszemy więcej w zakładce „Programy operacyjne – ogólne informacje”.

Nowością w rozpoczynającej się perspektywie, istotną zwłaszcza dla przedsiębiorców i naukowców, będą Inteligentne Specjalizacje – krajowe oraz regionalne. Zgodnie z definicją zawartą w „Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020” są to „dziedziny gospodarki i nauki, najistotniejsze z punktu widzenia potencjału regionu (lub kraju – przyp. BARR), wybrane w celu ukierunkowania na nie interwencji, mającej za zadanie radykalny rozwój danego obszaru geograficznego poprzez wzrost innowacyjności gospodarki na bazie absorpcji wyników wysoko zaawansowanych badań”. Wpisywanie się w inteligentne specjalizacje będzie w niektórych konkursach warunkiem koniecznym. W innych zaś będzie umożliwiało zdobycie dodatkowych punktów podczas oceny merytorycznej projektu.

Drugą nowością jest położenie znacznie większego nacisku na współpracę biznesu z nauką. Słowem – kluczem jest w tym wypadku innowacyjność. Zdecydowana większość środków przeznaczonych dla przedsiębiorców zostanie spożytkowana na prowadzenie badań stosowanych i ich wdrożenie do gospodarki. Z jednej strony ma to przyspieszyć wzrost innowacyjności rodzimych firm, z drugiej strony, wymusić na uczelniach i innych jednostkach naukowych bardziej rynkowe i praktyczne podejście do działalności badawczej. Tylko niewielka pula pieniędzy (jeśli w ogóle) ma być przeznaczona na „standardowe” projekty inwestycyjne służące rozbudowie przedsiębiorstw, jak to miało miejsce w działaniu 5.2 w RPO WK-P na lata 2007-2013.

Zdecydowanie większą rolę w nowym okresie programowania będą pełniły zwrotne instrumenty finansowe, a więc pożyczki i poręczenia. W ten sposób ma być finansowana duża część projektów realizowanych przez przedsiębiorstwa. Dotacje dla sektora prywatnego będą przeznaczone przede wszystkim na działalność B+R.

Obniżony został również podstawowy poziom dofinansowania w ramach pomocy publicznej. W okresie 2007 – 2013 dla naszego województwa wynosił on 50% kosztów kwalifikowalnych projektu. Obecnie będzie to już tylko 35%.

Wszystkie te zmiany mają spowodować efektywniejsze i bardziej przemyślane wydatkowanie unijnych funduszy, a także przyzwyczajać nas stopniowo do faktu, że jest to prawdopodobnie ostatni okres, w którym Polska otrzymuje tak duże wsparcie z Unii i że trzeba tę pomoc mądrze spożytkować.

Podstawowym źródłem informacji na temat funduszy unijnych jest portal internetowy www.funduszeeuropejskie.gov.pl. Można tu znaleźć wszelkie istotne informacje dotyczące unijnej pomocy, w tym, między innymi, wszelkie dokumenty (programy, wytyczne, przepisy), a także adresy punktów informacyjnych, oferujących szeroki zakres bezpłatnych usług dotyczących funduszy. Portal wyposażony jest również w wyszukiwarkę dotacji – narzędzie, które pomoże nam sprawdzić, czy aktualnie istnieje możliwość pozyskania dofinansowania w interesującym nas obszarze tematycznym.

Szukając informacji na temat możliwości pozyskania unijnego wsparcia warto zwrócić się również do firm konsultingowych. Jeśli firma jest poważna i dba o swoją renomę, jej pracownik przeprowadzi wstępną analizę potencjalnych źródeł dofinansowania naszego projektu, bez pobierania jakichkolwiek opłat.

Fundusze unijne to olbrzymia liczba rozporządzeń, wytycznych, instrukcji i załączników. Nie musimy jednak przeczytać ich wszystkich, by znaleźć interesujące nas informacje. Jeśli sami chcemy w miarę sprawnie poruszać się w tematyce funduszy, najważniejszym dokumentem, z jakim powinniśmy się zapoznać, jest Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych, czyli w skrócie SZOOP.

SZOOP zawiera przede wszystkim konkretne informacje na temat działań wchodzących w skład poszczególnych osi priorytetowych danego programu. Każde z działań opisane jest w zestandaryzowanej tabeli, z której dowiemy się, między innymi: jakie typy projektów będą w jego ramach finansowane i kto będzie mógł się o to dofinansowanie ubiegać.

Jeśli znajdziemy działanie, w którego ramy potencjalnie wpisuje się nasz projekt, musimy sprawdzić aktualny harmonogram naborów wniosków, by dowiedzieć się, kiedy planowane jest ogłoszenie interesującego nas konkursu. Harmonogram, poza terminem naboru, może zawierać także dodatkowe informacje, np. wskazanie, które typy projektów będą przedmiotem wsparcia w danym konkursie oraz przewidzianą alokację środków z UE.

Ostateczną decyzję o tym, czy istnieje możliwość i sens ubiegania się o dofinansowanie naszego projektu, możemy podjąć dopiero po ogłoszeniu konkursu i udostępnieniu przez Instytucję Ogłaszającą Konkurs pełnej dokumentacji z tym związanej. Wtedy będziemy mogli szczegółowo zapoznać się ze wszystkimi warunkami, jakie konkurs przed nami stawia. Jednak, zwłaszcza w przypadku większych i bardziej skomplikowanych przedsięwzięć (np. projektów infrastrukturalnych), pewne przygotowania powinny być poczynione jeszcze przed ogłoszeniem konkursu, gdyż potem może na nie zabraknąć czasu.

Niektóre SZOOPy opisują szczegółowe warunki dla projektów realizowanych w danym działaniu. Przykładowo, jeżeli w opisie poddziałania 1.5.2 Regionalnego Programu Operacyjnego naszego województwa napisano, że przedsiębiorstwa ubiegające się o wsparcie udziału w międzynarodowych imprezach targowo-wystawienniczych, muszą przedstawić strategię biznesową, ujmującą tego typu działania jako element strategii w zakresie internacjonalizacji działalności gospodarczej, to warto taki dokument lub przynajmniej jego projekt przygotować zanim jeszcze ogłoszony zostanie nabór wniosków.

Warto również we wczesnej fazie konstruowania projektu zapoznać się z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”, by przekonać się, które z planowanych wydatków będą mogły być współfinansowane ze środków unijnych, a które na pewno nie. Należy jednak pamiętać, ze ostateczny katalog kosztów kwalifikowalnych w danym konkursie będzie przedstawiony dopiero w momencie jego ogłoszenia.

Odpowiednio wczesnego zaplanowania wymaga również uzyskanie wszelkich ewentualnych decyzji administracyjnych związanych z naszym przedsięwzięciem takich, jak na przykład pozwolenie na budowę.

Niezależnie od tego, czy wniosek o dofinansowanie projektu postanowimy przygotować sami, czy zlecimy to zewnętrznej firmie, zaraz po ogłoszeniu przez odpowiednią instytucję naboru wniosków w ramach interesującego nas działania, powinniśmy dobrze zapoznać się z całą dokumentacją konkursową. W pierwszym przypadku jest to oczywista konieczność, w drugim, pozwoli nam to na aktywne i efektywne współuczestnictwo w przygotowywaniu dokumentacji aplikacyjnej. Uzyskamy również dzięki temu wiedzę pozwalającą nam kontrolować rzetelności ewentualnego wykonawcy usługi. Musimy też pamiętać, że ostatecznie to my będziemy podpisywać się pod wnioskiem, a w przypadku sukcesu, również pod umową o dofinansowanie. I to na nas będzie spoczywała cała odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu. A jak powszechnie wiadomo: ignorantia iuris nocet.

Analiza dokumentacji konkursowej powinna nam dać odpowiedź na kilka kluczowych pytań. Po pierwsze: czy możemy wziąć udział w konkursie? Regulamin konkursu jednoznacznie określa, jakie podmioty mogą być wnioskodawcami w danym naborze. Jeśli spełniamy wszystkie warunki, możemy przejść do kolejnego pytania: czy nasz projekt wpisuje się w założenia konkursu? Nie wystarczy sprawdzić, czy regulamin dopuszcza finansowanie interesującego nas typu projektu. Istotne są również wyznaczone ramy finansowe (minimalna i/lub maksymalna wartość projektu lub dofinansowania), a także wszelkie pozostałe warunki „dostępowe”, określone w kryteriach wyboru projektów.

Gdy ustalimy, że nie ma formalnych przeciwskazań, by wnioskować o dofinansowanie naszego projektu, pora zastanowić się nad tym, czy warto aplikować o środki unijne? Odpowiedź na to pytanie nie musi być wcale jednoznaczna. Szczegółowe warunki konkursu mogą sprawić, że projekt trzeba będzie poddać modyfikacjom merytorycznym lub finansowym, których zakres może skłonić wnioskodawcę do rezygnacji z ubiegania się o dofinansowanie. W pierwszej kolejności powinniśmy zbadać, w jakim stopniu ogłoszony konkurs pozwoli nam zrealizować nasz projekt. Może się okazać, że nie wszystkie przewidziane przez nas działania będą mogły zostać ujęte we wniosku. Jeżeli w naszym projekcie będzie występowała pomoc publiczna koniecznie musimy zapoznać się z zapisami odpowiednich rozporządzeń, które regulują jej udzielanie (informacja na temat dozwolonych w danym konkursie rodzajów pomocy publicznej i odnoszących się do nich rozporządzeń jest każdorazowo podawana w regulaminie konkursu). Trzeba też przeanalizować zapisy wzoru umowy o dofinansowanie, by mieć świadomość, jak będzie wyglądała nasza współpraca z instytucją przekazującą nam środki unijne, jakie będą nasze prawa i obowiązki. Jednym z istotniejszych rozdziałów umowy dla każdego przedsiębiorcy jest ten, mówiący o konkretnych warunkach finansowania projektu.

Jeżeli nasza determinacja nie osłabła w wyniku dotychczasowych ustaleń, ostatnie pytanie, na które warto spróbować sobie odpowiedzieć przed przystąpieniem do pisania wniosku, brzmi: jakie są nasze szanse na pozyskanie dofinansowania? Na podstawie zawartych w regulaminie konkursu informacji o wysokości środków przeznaczonych na dany konkurs oraz o ramach finansowych (jeśli takowe zostały narzucone) możemy w przybliżeniu wyliczyć, ile projektów prawdopodobnie otrzyma dofinansowanie. Następnie musimy dokładnie przeanalizować wszystkie punktowane kryteria merytoryczne wyboru projektów i spróbować realnie oszacować, ile punktów jest w stanie otrzymać nasz projekt. Te informacje pozwolą nam podjąć bardziej racjonalną decyzję, co do przystąpienia do konkursu lub zaniechania udziału w nim.

Rzetelne firmy konsultingowe, którym zależy na wysokim odsetku pozyskanych dotacji dla klientów, są w stanie przeprowadzić taką „analizę szans na powodzenie” bez pobierania dodatkowych opłat i dopiero na podstawie jej wyników, wspólnie ze zleceniodawcą podjąć decyzję, czy warto poświęcić jego czas i pieniądze na przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej.

Po dokładnym zapoznaniu się z dokumentacją konkursową i podjęciu decyzji o aplikowaniu, możemy przystąpić do przygotowywania wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami. W tym celu postępujemy zgodnie z załączonymi do dokumentacji konkursowej instrukcjami. Opisując projekt, oprócz uwzględnienia wszelkich wymagań stawianych przez regulamin konkursu oraz jego załączniki, warto pamiętać o dwóch zasadach.

Pierwszą z nich jest postępowanie zgodnie z logiką projektową. Celem każdego projektu powinno być rozwiązanie problemu bądź likwidacja barier zdiagnozowanych na etapie analizy sytuacji wyjściowej w obszarze, którego dotyczy dane przedsięwzięcie. Dla wnioskodawców najważniejszym aspektem realizacji projektu jest zazwyczaj możliwość wdrożenia konkretnych inwestycji lub przeprowadzenia konkretnych działań. Jednak dla ekspertów oceniających projekt równie istotne jest uzasadnienie potrzeby realizacji projektu, a przede wszystkim pokazanie, jakie pozytywne zmiany spowoduje ona u wnioskodawcy i w jego otoczeniu. Konstrukcja wniosku o dofinansowanie odzwierciedla tę logikę, dlatego jej założenia powinniśmy brać pod uwagę od samego początku planowania naszego projektu. Jeśli skupimy się wyłącznie na tym co chcemy zrobić, możemy mieć później duży problem z rzetelnym uzasadnieniem, dlaczego chcemy to zrobić, a to z kolei wpłynie negatywnie na ocenę wniosku.

Drugą zasadą, o której nie powinniśmy zapominać, jest mierzenie zamiarów według sił. Pokusa ujęcia we wniosku zapisów, dzięki którym otrzymamy lepsze oceny w poszczególnych kryteriach, może być znaczna, ale zawsze musimy pamiętać, że ze wszystkich zobowiązań, jakie sobie narzucimy, będziemy musieli się wywiązać. Niepowodzenie może oznaczać konieczność zwrotu całego dofinansowania wraz z odsetkami. Napisanie wniosku, który uzyska wysokie miejsce w konkursowym rankingu z pewnością nie jest łatwe, ale prawdziwą sztuką jest jego prawidłowe wdrożenie. Dlatego trzeba umieć spojrzeć realistycznie na swoje możliwości i zaplanować projekt adekwatnie do własnego potencjału. Dzięki temu wiadomość o uzyskaniu dofinansowania będzie dla nas źródłem radości, a nie zmartwień.