Jak założyć firmę

Zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, w nazwie należy zamieścić swoje imię i nazwisko, nawet gdyby to była jedyna nazwa biznesu. Nazwę firmy warto dobrze przemyśleć. Nazwa może, ale nie musi, kojarzyć się z profilem planowanej działalności.

PKD zawiera zbiór wszystkich rodzajów działalności społeczno-gospodarczej występujących w gospodarce narodowej. Każdy rodzaj działalności ma przypisany swój własny kod. Po określeniu, czym firma będzie się zajmować, kolejnym krokiem jest dopasowanie do wybranego przez siebie rodzaju działalności (np. świadczenie określonych usług, jak i produkcja, dystrybucja, sprzedaż produktów) kodu zawartego w PKD. Niezbędne informacje dotyczące tego, jakie aktywności mieszczą się w ramach określonej działalności oraz ich kody można znaleźć na stronach Głównego Urzędu Statystycznego (http://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkd_07/pkd_07.htm).

Z zasady nowopowstająca firma powinna posiadać adres. Rejestrując działalność gospodarczą w CEIDG, należy podać siedzibę firmy, którą może być lokal własny lub wynajęty albo użyczony. Ważne jest to, że musimy mieć tytuł prawny do lokalu w postaci aktu własności albo umowy najmu lub użyczenia.

Siedziba firmy to nie to samo co adres wykonywania działalności. Na przykład prowadząc działalność gospodarczą w zakresie szkoleń, wykonujesz ją w całej Polsce, ale firma powinna posiadać jeden adres, pod którym jest zarejestrowana (czyli swoją siedzibę).

Prowadzona działalność gospodarcza będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Podstawowe zasady opodatkowania przychodów osób fizycznych określa ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. W zależności od przedmiotu planowanej działalności możliwe są trzy formy opodatkowania:

1.       opodatkowanie dochodu (na zasadach ogólnych lub według tzw. podatku liniowego),
2.       ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – forma opodatkowania dostępna dla wybranych rodzajów działalności,
3.       karta podatkowa – forma opodatkowania dostępna dla wybranych rodzajów działalności.

Wybór formy opodatkowania jest bardzo ważny, bowiem wpływa na wysokość podatku, jaki będzie odprowadzany do urzędu skarbowego, a także na rodzaj oraz zakres prowadzonych ewidencji księgowych. Wybór opodatkowania w formie ryczałtu oraz karty podatkowej jest formą uproszczoną i przysługuje tylko w przypadku niektórych rodzajów i skali prowadzonej działalności, można również i w tych przypadkach zdecydować się na opodatkowanie dochodu.

W przypadku opodatkowania dochodu podatek płacony jest od dochodu, tj. różnicy między uzyskanym przychodem a kosztami jego uzyskania.

Przy opodatkowaniu w formie ryczałtu koszty uzyskania przychodu nie mają wpływu na wysokość podatku (podatek płacony jedynie od przychodów).

W przypadku opodatkowania w formie karty podatkowej podatek jest ustalony jako kwota ryczałtowa przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego (ani przychody, ani koszty jego uzyskania nie mają wpływu na wysokość podatku).

Przed rozpoczęciem działalności gospodarczej należy zastanowić się, czy firma będzie płatnikiem VAT. Opodatkowanie podatkiem od towarów i usług (VAT) reguluje ustawa o podatku od towarów i usług. Firmy, których roczne przychody nie przekraczają 150.000 zł obrotu netto są z tego obowiązku zwolnione (z pewnymi wyjątkami, m.in. świadczenia usług doradztwa), ale mogą zgłosić chęć płacenia tego podatku. Występuje też katalog czynności, których wykonywanie jest zwolnione z podatku VAT, a niektóre towary i usługi mają obniżone stawki podatku.

Przedsiębiorca, który zamierza być płatnikiem podatku VAT powinien złożyć w urzędzie skarbowym formularz VAT-R. Przedsiębiorcy samodzielnie składający wniosek w CEIDG i dysponujący podpisem elektronicznym mogą to zgłoszenie dołączyć do wniosku o wpis do CEIDG. Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej jest zwolniony z opłaty – więcej Krok 6.

Od 1 stycznia 2015 r. rejestracja przedsiębiorcy dla celów VAT jest bezpłatna. Obowiązek uzyskiwania potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego został zniesiony. Przedsiębiorca może wystąpić z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji i w takim przypadku należy wnieść opłatę skarbową w wysokości 170 zł.

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga złożenia odpowiedniego wniosku. Służy temu Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (www.firma.gov.pl). CEIDG – to spis przedsiębiorców – osób fizycznych działających na terenie Rzeczpospolitej Polskiej tworzony jest przez Ministerstwo Gospodarki. Wniosek o rejestrację działalności gospodarczej można również złożyć, w formie tradycyjnej w Urzędzie Miasta Bydgoszczy, Referat Działalności Gospodarczej, Wydział Spraw Obywatelskich. Wniosek o wpis można złożyć również korespondencyjnie (w tej sytuacji wymagane jest poświadczenie notariusza).

Rejestracja on-line wymaga posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu albo profilu zaufanego ePUAP.

Przedsiębiorca uzyskuje tam jeden wpis, nawet jeśli ma zamiar prowadzić więcej niż jeden rodzaj działalności. Wpis jest przypisany do osoby, a nie do formy działalności.

Wniosek CEIDG-1 zawiera m.in.: podanie o nadanie numeru NIP, wniosek o formę opodatkowania przedsiębiorstwa, wniosek o nadanie numeru REGON (dla przedsiębiorstw nie będących spółkami jawnymi), informację o numerze firmowego konta bankowego oraz zgłoszenie płatników składek osób ubezpieczonych.

Wniosek do CEIDG jest jednocześnie zgłoszeniem płatnika składek do ZUS (lub KRUS) dla potrzeb rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, urzędu statystycznego dla uzyskania REGON oraz urzędu skarbowego dla zgłoszenia o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub jego aktualizację.

Wpis dokonywany jest nie później niż następnego dnia roboczego od wpływu poprawnego wniosku do CEIDG. Działalność można podjąć już w dniu złożenia wniosku, o ile ta data zostanie zaznaczona jako data rozpoczęcia działalności.

Dla prawidłowego wypełnienia wniosku trzeba określić kody rodzajów działalności gospodarczej według Polskiej Klasyfikacji Działalności – Krok 2. Organ ewidencyjny dokonuje wpisu do ewidencji działalności gospodarczej nie później niż następnego dnia roboczego po wpływie do CEIDG poprawnego wniosku. Zaświadczeniem jest wydruk ze strony CEIDG, do którego każdy ma dostęp.

W ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności przedsiębiorca musi zgłosić się do ZUS jako ubezpieczony. Wcześniejsze złożenie wniosku CEIDG-1 jest zgłoszeniem płatnika. Bowiem ZUS na podstawie danych przekazanych z CEIDG sporządzi za przedsiębiorcę/płatnika dokumenty niezbędne do zaewidencjonowania w ZUS konta płatnika składek. Jeśli wykonywana działalność jest jedynym źródłem dochodów, trzeba wypełnić druk ZUS ZUA, gdy ktoś np. ma umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i nie chce podlegać dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym, wypełnia ZUS ZZA (dla potrzeb ubezpieczenia zdrowotnego). Druk ZUA wypełniamy wpisując dane: REGON przedsiębiorstwa, numer rachunku bankowego firmy, dane personalne, numery NIP, numer i seria dokumentów tożsamości zgłaszanych osób, numer wpisu do ewidencji i nazwa instytucji prowadzącej rejestracji.

Osobom, które po raz pierwszy zakładają firmę, przysługują ulgi w płaceniu składek ZUS. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy w ciągu ostatnich 5 lat nie prowadzili działalności gospodarczej (nie byli też wspólnikami w spółce) oraz nie świadczą usług na rzecz byłego pracodawcy.

Od stycznia 2016 roku przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą zapłacą następujące składki na ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w 2016 r. stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa niż 555 zł (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia w 2016 r.). W 2016 r. podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota zadeklarowana, nie niższa niż 3210,60 zł (75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale 2015 r., włącznie z wypłatami z zysku).

Nie ma obowiązku posiadania konta firmowego – można używać również prywatnego konta albo chociażby płacić gotówką. Istnieje jedynie obowiązek używania firmowego konta w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15.000 euro – bez względu na liczbę przelewów oraz przedsiębiorstw, które są płatnikami VAT.

Po założeniu firmowego konta bankowego należy poinformować o tym fakcie Urząd Skarbowy oraz ZUS wypełniając wniosek aktualizacyjny CEIDG.

Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania pieczątki firmowej. Jest to jednak spore ułatwienie, np. przy wystawianiu ręcznie faktur lub przy wizytach w urzędach. Partnerzy biznesowi mogą wymagać czasami, by dla uwiarygodnienia umowy oprócz podpisu widniała również pieczęć firmowa.

Ważne elementy pieczęci to: pełna nazwa firmy – zgodna z tą podaną w ewidencji gospodarczej, z imieniem i nazwiskiem właściciela firmy, adres siedziby firmy, NIP, REGON.

CEIDG przesyła do naszego Urzędu Skarbowego wniosek CEIDG-1 z informacją o formie opodatkowania, która została przez nas wybrana i zaznaczona we wniosku. Nie ma obowiązku wizyty w Urzędzie Skarbowym, za wyjątkiem osób, które będą podatnikami podatku VAT. W tym przypadku niezbędne jest wypełnienie druku VAT –R, który należy złożyć we właściwym Urzędzie Skarbowym – Krok 5.

W formularzu CEIDG należy wskazać, kto będzie prowadził dokumentację finansową firmy. Jeśli nie wiemy jeszcze w momencie wypełniania wniosku, z jakim biurem księgowym będziemy współpracować, to wybieramy opcję samodzielnego prowadzenia dokumentacji, a później nasz wpis aktualizujemy (podając dane biura księgowego).

Niektóre rodzaje działalności (np. handel alkoholem, biuro detektywistyczne, kantor) wymagają uzyskania koncesji czy zezwoleń. Trzeba się o nie starać przed założeniem firmy, jeśli ktoś chce rozpocząć swoją biznesową karierę od tego rodzaju działalności.

Koncesja udzielana jest na czas określony – od 5 do 50 lat. Koncesji udziela minister odpowiedzialny za dany dział gospodarki. Dlatego to do niego kierowane są prośby o przyznanie koncesji.

Zezwolenie to uprawnienie przyznawane danej firmie na wykonywanie jej działalności zgodnie z prawem. Aby je uzyskać, należy spełnić ściśle określone warunki ujęte w przepisach.

Zezwolenie nie nadaje firmie nowych praw. Stanowi jednak konkretyzację jej działalności. Zezwoleń udzielają organy zezwalające, określone w odpowiednich ustawach.

Zakres obowiązków względem Państwowej Inspekcji Sanitarnej wynika z charakteru prowadzonej działalności. Szczególne obowiązki spoczywają na przedsiębiorcach, którzy prowadzą m.in. działalność gastronomiczną, usługi fryzjerskie, lub są inwestorami w procesie budowlanym. Wszelkie informacje o wymaganiach oraz niezbędnych zezwoleniach wydawanych przez tę instytucję można uzyskać w najbliższym Państwowym Wojewódzkim Inspektoracie Sanitarnym, bądź Wojewódzkiej czy Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej (tzw. Sanepid). Stacje te na swoich stronach internetowych zamieszczają również informacje dotyczące wymogów sanitarno-higienicznych, jakie muszą spełniać poszczególne rodzaje działalności gospodarczej.

W jednoosobowej działalności gospodarczej, w której nie ma zatrudnionych pracowników, nie obowiązują wymogi BHP. Nawet w sytuacji, gdy przedsiębiorcy pomaga współmałżonek albo osoba z I grupy pokrewieństwa, nie spoczywają na nim obowiązek wykonywania zadań związanych z BHP. Wynika to z obowiązujących przepisów – małżonkowie prowadzący wspólnie gospodarstwo domowe, w opisanej wyżej sytuacji, nie muszą nawiązywać formalnych stosunków pracy, co oznacza, iż na właściciela nie spadają obowiązki związane z zapewnieniem warunków BHP.

W przypadku, gdy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą zdecyduje się na zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę, sytuacja ulega zmianie – w takim przypadku na właściciela nakładane są dodatkowe obowiązki, ponieważ staje się pracodawcą i wówczas obowiązują go przepisy wynikające z Kodeksu pracy, w tym BHP.

Ewidencjonowanie obrotu przy pomocy użycia kas fiskalnych staje się coraz bardziej powszechne. Przypomnijmy, że tego rodzaju obowiązek jest dedykowany rejestracji sprzedaży towarów i usług i obejmuje sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Limit obrotu, powyżej którego przedsiębiorca jest zobowiązany do stosowania kasy fiskalnej wynosi 20.000 zł.

Kasy fiskalne od 1 marca 2015 dla większości firm są obowiązkowym wyposażeniem, niezależnie od osiągniętego obrotu. Podatnicy rozpoczynający działalność w 2015 r. mają 2 miesiące na zakup i zainstalowanie kasy (ewidencja rozpoczyna się od pierwszego dnia trzeciego miesiąca od rozpoczęcia działalności).